La importancia del monitoreo y la evaluación para su organización sin fines de lucro

El seguimiento y la evaluación (a menudo abreviados M&E) son herramientas separadas, pero relacionadas, para evaluar y comprender la implementación y el impacto del programa. Si bien los profesionales de la evaluación a menudo tienen títulos de posgrado u otra educación avanzada en evaluación, recopilación de datos, estadísticas o métodos de investigación cualitativa, hay muchas cosas que su organización sin fines de lucro puede hacer para aumentar su capacidad para planificar e implementar buenas prácticas de monitoreo y evaluación.

En este artículo, discutiremos las similitudes y diferencias entre el monitoreo y la evaluación, su importancia en la efectividad del programa y los pasos básicos que su organización puede tomar para aumentar su capacidad para desarrollar sistemas de monitoreo y evaluación. También hay muchos recursos excelentes de donantes como el Banco Mundial y las Naciones Unidas, así como libros de texto. Consulte la lista al final de este artículo para obtener buenas fuentes de lectura adicional.

¿Qué son el seguimiento y la evaluación?

El seguimiento y la evaluación son fundamentales para crear una base de pruebas en torno a las necesidades que abordan sus programas y para evaluar las intervenciones, a menudo diversas, que se implementan para abordar el problema a nivel mundial. Son herramientas para identificar y documentar programas y enfoques exitosos y hacer un seguimiento del progreso hacia indicadores comunes en todos los proyectos relacionados. El seguimiento y la evaluación constituyen la base para comprender los factores subyacentes y la eficacia de la respuesta a nivel del proveedor de servicios, comunitario, nacional e internacional. [United Nations. 2012]

El monitoreo es un proceso sistemático y de largo plazo que recopila información sobre el progreso realizado por un proyecto implementado. La evaluación es específica del tiempo y se realiza para juzgar si un proyecto alcanzó sus objetivos y entregó lo esperado de acuerdo con su plan original. [FundsforNGOs. 2013]

Tanto el monitoreo como la evaluación utilizan métodos de investigación social para emprender investigaciones sistemáticas, ayudando a responder un conjunto común de preguntas. A pesar de estos objetivos compartidos, sus roles son distintos. El enfoque del monitoreo es rastrear la implementación y el progreso del programa, incluidas las actividades y procesos del programa, los productos y los resultados iniciales. El seguimiento se centra tanto en lo que se está haciendo en un programa como en cómo se está haciendo para respaldar las decisiones de gestión y la rendición de cuentas. [Markiewicz & Patrick. 2016]

La evaluación se basa en el seguimiento y seguimiento para emitir juicios sobre el desempeño del programa. El análisis realizado como parte de una evaluación generalmente se basa en la síntesis de una serie de datos, incluidos los obtenidos a través del seguimiento. La evaluación se ocupa de crear una comprensión más profunda del cambio. [Markiewicz & Patrick. 2016]

¿Por qué son importantes el seguimiento y la evaluación?

El seguimiento y la evaluación son importantes herramientas de gestión. Las organizaciones sin fines de lucro (y las empresas con fines de lucro) los utilizan para realizar un seguimiento del progreso y permitir la toma de decisiones informadas. Si bien algunos donantes requieren algún tipo de seguimiento y evaluación, las personas con las que trabaja su organización pueden ser los principales consumidores de una evaluación. Al examinar a fondo y con honestidad su trabajo, su organización sin fines de lucro puede desarrollar programas y actividades que sean efectivos, eficientes y una fuente de cambio poderoso para la comunidad.

La necesidad de seguimiento y evaluación también se muestra en el contexto político contemporáneo donde las estrategias de gestión como la RBM (Gestión basada en resultados) han influido en las expectativas depositadas en las organizaciones. El seguimiento y la evaluación se han convertido en una parte vital de la toma de decisiones informada sobre el futuro de un programa. Esto es especialmente importante cuando un programa se compromete a aprender lo que funciona para sus beneficiarios previstos y ajustar sus programas en función de los resultados. [Markiewicz & Patrick. 2016]

El seguimiento y la evaluación deben formar parte de un proceso de planificación y gestión de programas; no es solo un componente esencial para una solicitud de subvención. Un plan de evaluación es algo que debe incorporarse en la etapa de diseño de un proyecto porque sienta las bases para medir con precisión los resultados, involucrar a las partes interesadas adecuadas e identificar los cambios que deben realizarse para designar los recursos adecuados necesarios para aumentar el impacto social. Además, un M&E adecuado proporciona a los financiadores datos precisos que a menudo se utilizan para evaluar la necesidad de apoyo continuo.

¿Qué necesita su organización sin fines de lucro para comenzar?

Por supuesto, el desarrollo de un sistema de seguimiento y evaluación no es un esfuerzo único. Los pasos necesarios dependen del programa que esté planificando y de las necesidades de su organización en particular. Cuando se le preguntó «Si las organizaciones sin fines de lucro con las que trabaja pudieran hacer algo para estar listo para trabajar con un consultor de evaluación, ¿qué sería?»

Tener la mente abierta y estar preparado para el cambio. La responsabilidad de un consultor de evaluación es evaluar las necesidades de la población objetivo dentro del entorno de servicio y diseñar un plan de acción para abordar esa necesidad. Por supuesto, la gestión de este plan consiste en recopilar datos y reportar los hallazgos, pero si su proyecto existente no está satisfaciendo las necesidades de la población objetivo, entonces, ¿qué resultado está produciendo realmente su proyecto? A veces necesita un cambio. Aunque este no siempre es el caso, es importante estar preparado para la crítica constructiva y estar abierto al cambio si es necesario.

También hay algunos pasos generales que se aplican al desarrollo de la mayoría de los sistemas de seguimiento y evaluación. A continuación se incluye un esquema adaptado del Banco Mundial que puede utilizar para asegurarse de que el seguimiento y la evaluación estén incluidos en la planificación de su programa.

1. Identificar las partes interesadas en cada parte del diseño, la implementación y la presentación de informes del programa. Confirmar que su aporte se incorpore en los planes de seguimiento y evaluación, así como en el diseño del programa.

2. Discutir y articular el alcance, el propósito, el uso previsto, la audiencia y el presupuesto de la evaluación.

3. Determine qué quiere aprender del seguimiento y la evaluación del programa. Desarrollar las preguntas de evaluación en base a estas prioridades. Consulte nuestro artículo anterior Consejos para hacer las preguntas correctas para obtener ayuda sobre cómo desarrollar preguntas de evaluación.

4. Seleccionar indicadores que proporcionen un método claro para medir las respuestas a las preguntas de evaluación. Los indicadores pueden ser cuantitativos o cualitativos. Un indicador de proceso es información que se enfoca en cómo se implementa un programa.

5. Averigüe los mejores métodos de recopilación de datos para sus indicadores y presupuesto. Las encuestas, las entrevistas, los datos administrativos y de programas y las revisiones de documentos son ejemplos de métodos de recopilación de datos.

6. Analiza la información que recopilas. Busque patrones o tendencias que desee investigar más a fondo.

7. Brindar retroalimentación y recomendaciones basadas en el análisis. Utilice el análisis de datos para hacer recomendaciones sobre lo que está funcionando y lo que dentro de su programa puede necesitar ajustes.

8. Comunique sus recomendaciones, incluidos los datos y cómo llegó a sus conclusiones, a sus partes interesadas. Pídales comentarios sobre las mejores formas de utilizar los resultados. [World Bank. 2007]

Independientemente del proceso que utilice, es importante que la teoría y la lógica de su programa sirvan como base para sus sistemas de seguimiento y evaluación. Si no tiene un modelo lógico para su programa, consulte nuestro artículo sobre Creación de modelos lógicos útiles.

Los recursos siguen siendo una de las mayores barreras para las organizaciones sin fines de lucro que desean aumentar sus actividades de monitoreo y evaluación. Según la encuesta de 2016 de Innovation Network de organizaciones 501(c)3 con sede en EE. UU., el 92 % de las organizaciones sin fines de lucro participaron en la evaluación el año pasado, y la gran mayoría de estas organizaciones (92 %) recibieron financiamiento para la evaluación de al menos una fuente. Por otro lado, solo el 12 % de las organizaciones sin fines de lucro encuestadas gastaron el 5 % o más de los presupuestos de su organización en evaluación. Menos de una décima parte de las organizaciones sin fines de lucro informaron tener personal de evaluación (interno o externo). [Innovation Network. 2017]

Sin suficientes recursos, puede ser difícil diseñar e implementar sistemas de seguimiento y evaluación. Por otro lado, los datos que recopila a través de actividades de monitoreo y evaluación pueden ayudarlo a retener a los donantes. Algunas organizaciones sin fines de lucro con sistemas exitosos de monitoreo y evaluación incluso crean «paneles de control» de datos en sus sitios web para que los donantes y otros integrantes puedan rastrear el éxito de la organización. Si bien a menudo hablamos de evaluación en relación con los donantes, los resultados del monitoreo y la evaluación continuos también pueden demostrar a los donantes que su dinero se está utilizando y asignando correctamente.

En conclusión, el uso de herramientas de monitoreo y evaluación para evaluar y comprender la implementación y el impacto del programa sin fines de lucro ofrece beneficios importantes para su organización. Considere aumentar la capacidad de su organización para planificar e implementar buenas prácticas de monitoreo y evaluación involucrándose en un capítulo local de la Asociación Estadounidense de Evaluación, asistiendo a un taller en una universidad cercana o hablando con un consultor de RevGen sobre cosas simples que podría implementar que tendrían un retorno positivo de la inversión.

Referencias y lecturas adicionales

Asociación Estadounidense de Evaluación

Centros de Control y Prevención de Enfermedades

Fondos para ONG. ¿Por qué es importante el seguimiento y la evaluación para las ONG? 2013

Red de Innovación. Estado de evaluación 2016: capacidad y práctica de evaluación en el sector sin fines de lucro. 2017

Markiewicz, Anne e Ian Patrick. Desarrollo de marcos de seguimiento y evaluación. Publicaciones SAGE. 2016

Centro Nacional de Educación en Salud Materna e Infantil de la Universidad de Georgetown

Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres. ¿Por qué es importante el seguimiento y la evaluación? 2012

Instituto Urbano

Banco Mundial. Hoja de consejos de monitoreo y evaluación. 2007

Organización Mundial de la Salud

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